Première embauche : mutuelle, prévoyance et maintien de salaire, mode d'emploi

Votre première embauche approche, ou vient d'être signée ? Félicitations — et attention : dès le premier salarié, l'entreprise entre dans le champ de plusieurs obligations de protection sociale complémentaire, dont la plus connue est la mutuelle d'entreprise. Aucun seuil d'effectif ne s'applique : les règles sont les mêmes pour un employeur d'un salarié et pour un groupe de mille. Voici ce que vous devez mettre en place, dans quel ordre, et pour quel budget indicatif.

La complémentaire santé : obligatoire dès le premier salarié

Depuis le 1er janvier 2016, en application de l'ANI du 11 janvier 2013 transposé par la loi du 14 juin 2013, tout employeur de droit privé doit proposer à ses salariés une complémentaire santé collective. Cette couverture doit respecter un socle minimal — le « panier de soins » défini par le décret n° 2014-1025 : prise en charge du ticket modérateur, du forfait journalier hospitalier sans limitation de durée, et de planchers en dentaire et en optique. L'employeur doit financer au moins 50 % de la cotisation, et le contrat doit respecter le cadre du contrat responsable pour ouvrir droit au traitement social et fiscal de faveur. Notre guide complet de la mutuelle d'entreprise obligatoire détaille chacune de ces exigences.

Maintien de salaire et prévoyance : les obligations que l'on découvre trop tard

La santé n'est que la partie visible. Deux autres obligations concernent l'employeur dès la première embauche. La première : le maintien de salaire en cas d'arrêt de travail, issu de la loi de mensualisation — au-delà d'un an d'ancienneté, l'employeur doit compléter les indemnités journalières de la Sécurité sociale de son salarié malade, selon des durées et des niveaux qui dépendent de l'ancienneté ; un contrat de prévoyance permet d'assurer ce risque plutôt que de le porter en trésorerie. La seconde : si votre salarié a le statut de cadre, vous devez cotiser à hauteur de 1,50 % de la tranche A de son salaire pour une couverture de prévoyance, affectée en priorité au risque décès — une obligation issue de l'ANI du 17 novembre 2017, reprenant l'ancien article 7 de la convention de 1947. La sanction en cas de manquement est lourde : en cas de décès du cadre non assuré, l'employeur doit verser aux ayants droit un capital de trois plafonds annuels de la Sécurité sociale. Enfin, de nombreuses conventions collectives imposent une prévoyance pour tous les salariés, cadres ou non. Notre guide de la prévoyance collective d'entreprise fait le tour de ces obligations.

Les étapes chronologiques de la mise en conformité

• Identifier votre convention collective (code IDCC) : c'est elle qui peut imposer des garanties supérieures au minimum légal, en santé comme en prévoyance.
• Relever les obligations conventionnelles : panier de soins renforcé, répartition de cotisation, régime de prévoyance de branche, statut cadre.
• Choisir un contrat responsable conforme à la fois au panier de soins légal et aux minima de votre branche, après mise en concurrence.
• Rédiger l'acte fondateur du régime — en TPE, une décision unilatérale de l'employeur (DUE) — précisant garanties, cotisations, répartition et cas de dispense.
• Affilier le salarié, lui remettre la DUE et la notice d'information de l'assureur contre récépissé.
• Traiter une éventuelle demande de dispense par écrit, avec justificatifs — jamais sur simple accord oral.
• Paramétrer la paie : part patronale, précompte salarial et déclarations sociales.

Quel budget prévoir pour un premier salarié ?

Pour une complémentaire santé conforme, comptez un budget global se situant, à titre indicatif, entre 30 et 70 € par salarié et par mois selon le niveau de garanties, la convention collective et le profil du salarié — dont au moins la moitié à la charge de l'entreprise. Pour une première embauche avec un contrat d'entrée de gamme conforme au panier de soins, le coût employeur se loge donc dans le bas de cette fourchette. Ce coût brut est par ailleurs allégé par le traitement fiscal et social des contributions patronales, sous conditions. Notre article sur le prix d'une mutuelle d'entreprise par salarié détaille les facteurs de variation et la lecture du coût net.

Les pièges classiques de la première embauche

Trois erreurs reviennent constamment chez les nouveaux employeurs. La première : croire que la mutuelle individuelle du salarié dispense l'entreprise de toute démarche — c'est faux ; le régime collectif doit exister, et c'est au salarié de demander, par écrit et dans les cas prévus, une dispense d'adhésion, comme l'explique notre article sur le refus d'un salarié d'adhérer à la mutuelle. La deuxième : mettre en place le contrat d'assurance sans rédiger la DUE — le régime repose alors sur un vide juridique qui fragilise les exonérations sociales en cas de contrôle. La troisième : ignorer la convention collective et souscrire un contrat standard non conforme aux minima de branche, qu'il faudra corriger ensuite.

Dès le premier salarié, l'entreprise devient un employeur de plein exercice, avec les obligations qui vont avec : complémentaire santé financée au moins à moitié, maintien de salaire, prévoyance selon la convention et le statut du salarié. Rien d'insurmontable — à condition de traiter le sujet avant l'embauche plutôt qu'après, et de se faire accompagner : un courtier spécialisé en assurance collective monte le dispositif complet (choix du contrat, DUE, affiliation) en quelques jours, sans surcoût pour l'entreprise.